İletişim, en basit anlamıyla iki veya daha fazla taraf arasında bilgi alışverişi anlamına gelir. İletişimde olan kişiler eğer doğru bir iletişim faaliyeti yürütülürse birbirlerini anlarlar. Bununla beraber iletişim içerisinde bulunan kişiler bu süreç esnasında kendi çıkarlarını da temsil ederler. İş ortamında çalışanlar veya iş ortaklarınızla dilsel ve kültürel olarak uyum sağlarsanız, ciddiyet aktarır ve sempati uyandırırsınız. Bu durum kalıcı anlamda müşteri ve çalışan sadakatini beraberinde getirir.
Günümüzde yaşanan teknolojik gelişmeler nedeniyle endüstriyel bir değişim söz konusu. Teknolojinin getirdiği bir değişim süreci olan dijitalleşme de iletişim şekillerimizi değiştiriyor. Yeni çağın iletişimi olarak niteleyebileceğimiz “İletişim 4.0” anlaşılması ve doğru değerlendirilmesi gereken kritik bir süreç.
Klasik iletişim yapıları, dijital çağın gereksinimlerinin ve yeni ortaya çıkan “İletişim 4.0” kavramının önünde zorlayıcı bir engel olarak büyük ölçüde durmakta. Bu durum, farklı kuşaklara mensup çalışanların birbirlerini anlamasını zorlaştırıyor. Bu zorluğu aşmak adına iletişimin özgünleşmesi gerçek zamanlı hale gelmesi, rekabete ayak uydurması ve yenilikçi olması gerekiyor.
Modern iletişim medyası, kurumsal iletişimin yanı sıra genel iletişim davranışlarımızı da değiştirdi. Günümüz insanları sosyal hayatlarında genellikle gelişigüzel bir şekilde detayları fazla düşünmeden iletişim kuruyor. Bu durum doğal olarak bilinçli bir iletişim kurulmadığından temaslarımızın ve ilişkilerimizin kalitesi üzerinde dramatik sonuçlar doğuruyor.
İş hayatında ise sürekli bir iletişim vardır. İş arkadaşları birbirleriyle, müşterilerle, farklı kuruluşlar ile ilişki kurmak fikir sunmak ve problem çözmek durumundalar. Bu yüzden iş hayatında kurulan iletişim nitelikli olmalıdır. Eğer çalışan iş arkadaşlarıyla, diğer kurumlarla ve müşterilerle sağlıklı bir şekilde anlaşamıyorsa problemler çözülmez.
İçinde yaşadığımız dönemde iletişim davranışımız önemli ölçüde değişti: Geçmişte arkadaşlara ve iş arkadaşlarına müşterilere ve tedarikçilere gelen kısa sorular genellikle telefon üzerinden açıklanırken, bugün bu açıklamalar WhatsApp veya benzeri uygulamalar aracılığıyla yapılıyor. Faks tarihe karışırken e-posta formatlarımız bile tamamen değişti. Sesli ve görüntülü mesajlar o kadar rağbet görüyor ki dosya gönderimleri dışında e-posta göndermenin de günlerinin sayılı olduğunu söyleyebiliriz.
İnsan Faktörü Unutulmamalı
Ancak, iletişimin teknik ilerlemesiyle genellikle bir şey ters gitti: insan, ihtiyaçları, değerleri ve kişisel özellikleriyle yine de insan. Bir birey olarak, insanlar fark edilmek ve ciddiye alınmak isterler, müşteriler değer görmek, çalışanlar takdir edilmek ve tanınmak isterler. Tedarikçiler veya iş ortakları ise güven kazanmak veya inşa etmek için göz temasına ihtiyaç duyarlar.
Birçok insan, modern iletişim teknolojisini verimli bir şekilde kullanmanın ve aynı zamanda kişisel ilişkiler ihtiyacını karşılamanın yollarını ararken şaşırıyor. Bu yönelim bozukluğu ve modern iletişim kanallarının genellikle samimiyetten uzak kullanımı, yalnızca kişisel ve özel alanda değil, aynı zamanda iş bağlamında da bağlantılarımızın ve ilişkilerimizin kalitesi üzerinde çarpıcı etkilere sahip olabilir. Bu yüzden her ne kadar dijital bir çağda yaşasak da yüz yüze iletişim kurmaktan kaçınmamalı ve hem kurum içi hem de kurum dışında yüz yüze iletişim fırsatlarını devreye sokmalıyız. Bir çalışanınızla yüz yüze yapacağınız bir görüşme emin olun WhatsApp ile gerçekleştireceğinizden daha etkili ve kalıcı olacaktır.
Günümüz medya ortamındaki en büyük zorluk, bilgi akışını düzgün bir şekilde ilerletmek üzerinedir. Herkes bir kurum veya kişi hakkında bilgiyi arayabilir, kontrol edebilir sorgulayabilir. Dahası, onlarla aynı fikirde olabilir veya onları eleştirebilir. Herkes hem gönderici hem de alıcı olabilir, bilgiyi almanın yanı sıra üretebilir ve dağıtabilir. İçinde yaşadığımız dönemde her şey eskisinden çok daha hızlı ve daha doğrudan çalışır bir halde. İletişimle ilgili sorunlar varsa, en kötü durumda herkes bunu öğrenecektir. Bu, satışlar için belirli bir zorluk anlamına gelebilir. Çünkü müşteriler ve iş ortakları insandır ve özellikle dijital çağda insanlar bir şirket veya kurumdan çok çevrelerine ve diğer insanlara güvenmektedir. Bu nedenle yapılacak tek bir hatanın yüzlerce doğru iletişim faaliyetini yok ettiği çokça görülmektedir.
Kurumsal iletişimde kişisel iletişim çok önemlidir. Bu özellikle sosyal medya üzerinden ağ kurarken genellikle unutulur. Çok sayıda dijital bağlantı dışarıdan gelenler için etkileyici görünebilir, ancak bağlantıların sayısı değil kalitesi nihayetinde ağınızın uygulanabilirliğini belirler.
Olay Farkındalığı
İletişim ortamının seçimi, karar verme, çalışanları motive etme, müşteri kazanma veya bir sözleşmeyi kapatma ile ilgili olup olmadığına bakılmaksızın, bir durumun gidişatı ve sonucu üzerinde belirleyici bir etkiye sahip olabilir. Her şeyden önce, “acil” ile “önemli” arasındaki farkı fark edenlerin burada başarılı olduklarını görmekteyiz. Her zaman hızlı tepki vermenin (acil) kötü sonuçlar getirdiğini gözden kaçırmamak gerekiyor. Hızlı tepki verirseniz, daha sık hata yaparsınız ve çoğu zaman önemli ayrıntıları unutursunuz. Hepsinden önemlisi hızlı iletişimde, diğer kişinin takdir edilmesi ve tanınması çoğu zaman yol kenarına düşer. İletişim yalnızca bilgiye indirgenmiştir.
Önerilen bir uzlaşma, sorulara, örneğin e-posta yoluyla, önce kısa bir mesajla yanıt vermek ve diğer kişiye kişisel bir arama olasılığı vermek veya daha sonra ayrıntılı bir yanıt vermek olabilir. Kişisel bağlantılarınıza zaman ve enerji ayırdığınızda ağınızın sadakatini, karşılıklı güvenini ve sürdürülebilirliğini güçlendirirsiniz.
Kurumsal iletişimde dijital farkındalık, dijital iletişimde gönderdiğiniz sinyalleri ve mesajları kişisel iletişimdeki kişilerle senkronize etmekle ilgilidir. Böylece siz (veya şirketiniz) özgün ve dolayısıyla güvenilir görünür. Özellikle Y ve Z kuşağı özgünlüğe büyük önem veriyor. Onlar için, bir kişinin, kuruluşun veya markanın özgünlüğü onlara güvenip güvenmemelerinde kilit faktördür. Mutlaka yöneticiler bunun farkında olmalıdır. Dijital çağda başarılı bir iletişim için bir şirket veya kuruluşun ilgili departman temsilcilerinin buluştuğu klasik bir haber masası kurması çok önemlidir. Birçok medya kuruluşunda sanal organizasyonları mekânsal olarak birleştirerek ve tüm departmanlar için şeffaf ve dinamik kararların alınmasını sağlayarak başarının görüldüğü kanıtlamıştır. Toplantı sonrasında her katılımcı kendi çalışma alanında otonom olarak çalışmalarına devam edebilir. Bu nedenle günümüzün yöneticileri hem “İletişim 4.0” ortamında hem de yüz yüze ilişkilerde mükemmel iletişim faaliyetlerini yönetmek zorundadırlar. İkisinden birisini doğru yapmak, diğerini eksik yapmak ise tüm iletişim faaliyetlerinize set çekecek ve başarısız bir iletişimin getirdiği sorunlarla sizi baş başa bırakacaktır.